Política de Tratamiento de Datos Personales

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón social: DOCTORFOLIOS S.A.S.
• NIT: 902.087.660-7
• Domicilio: Transversal 23 # 97-73, Bogotá D.C., Colombia
• Representante legal: Victor Manuel Villamil Valbuena
• Correo electrónico: info@doctorfolios.co
• WhatsApp: +57 321 844 0748
• Canal de atención en línea: www.doctorfolios.co/atencion
• Sitio web: www.doctorfolios.co

2. MARCO LEGAL

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, y es de obligatorio cumplimiento para DOCTORFOLIOS, sus trabajadores, contratistas y encargados.

3. DEFINICIONES

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Transmisión: la comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Transferencia: el envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. PRINCIPIOS

DOCTORFOLIOS trata los datos personales con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. CALIDAD EN LA QUE ACTÚA DOCTORFOLIOS

DOCTORFOLIOS actúa como Responsable respecto de los datos de las personas interesadas en sus servicios, de sus clientes, de los usuarios de la Plataforma, de los autores de testimonios y de quienes presentan solicitudes en su canal de atención.

Respecto de los datos de los pacientes que solicitan citas con un Profesional, el Responsable es el Profesional y DOCTORFOLIOS actúa como Encargado, en los términos del contrato de transmisión incorporado en los Términos y Condiciones. Las solicitudes sobre esos datos pueden presentarse ante el Profesional o ante DOCTORFOLIOS, que las trasladará al Profesional y lo apoyará en su atención.

6. DATOS QUE SE RECOLECTAN

• Profesionales interesados (formulario de registro): nombre, especialidad, ciudad, número de WhatsApp, correo electrónico, plan de interés y principal necesidad del consultorio.
• Clientes que compran un plan: nombre, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono, ciudad, plan, periodo, valor y referencia del pedido, y los datos necesarios para la facturación.
• Profesionales suscriptores: datos de su perfil profesional (nombre, especialidad, ciudad, fotografía, biografía, experiencia, servicios, precios, sedes, horarios, datos de contacto y redes sociales), su galería de fotografías y videos, y el correo electrónico con el que acceden al portal. Las contraseñas se almacenan cifradas por el proveedor de autenticación; DOCTORFOLIOS no puede conocerlas.
• Pacientes que solicitan citas: nombre, correo electrónico, teléfono, Profesional, servicio, sede, fecha, hora y estado de la cita.
• Autores de testimonios: nombre, calidad de médico o paciente, especialidad, ciudad, testimonio, calificación y, de forma opcional, fotografía.
• Solicitantes en el canal de atención: nombre, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, referencia del pedido y descripción de la solicitud.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y fecha y hora de cada aceptación de documentos legales, que se conservan como prueba de la autorización; y los registros técnicos que generan los proveedores de alojamiento por razones de seguridad.

DOCTORFOLIOS no recolecta historias clínicas, diagnósticos, resultados de exámenes ni datos de medios de pago como números de tarjetas.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades, según la relación de cada titular con DOCTORFOLIOS:

• Atender las solicitudes de información y contactar al interesado por teléfono, WhatsApp o correo electrónico para presentarle los planes y asesorarlo.
• Enviar información comercial sobre los servicios de DOCTORFOLIOS a quienes lo hayan autorizado, con la posibilidad de oponerse en cualquier momento.
• Celebrar y ejecutar los contratos de los planes: registrar pedidos, gestionar pagos, emitir facturas electrónicas, activar el servicio, publicar la Página del Profesional y prestar soporte.
• Gestionar el agendamiento de citas: mostrar la disponibilidad del Profesional, registrar la solicitud, informarla al consultorio y enviar comunicaciones sobre el estado de la cita.
• Publicar los testimonios y fotografías autorizados por sus autores.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de retracto, reembolso, garantía y ejercicio de los derechos de Hábeas Data.
• Conservar la prueba de las autorizaciones y de las aceptaciones de los documentos legales.
• Proteger la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes y usos indebidos.
• Elaborar estadísticas internas con información agregada, que no identifique a los titulares.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.

Los datos no se venden ni se ceden a terceros para que los usen con fines propios.

8. DATOS SENSIBLES

El servicio que un paciente elige al solicitar una cita puede revelar información relacionada con su salud, que es un dato sensible. Ese dato se trata con autorización explícita del titular, únicamente para gestionar la cita, con acceso restringido al Profesional y al personal autorizado, y nunca con fines comerciales.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Sin embargo, la información del servicio es necesaria para que el consultorio pueda asignar la cita; quien no desee suministrarla puede contactar directamente al Profesional.

Las fotografías de pacientes que publique un Profesional en su galería son responsabilidad de este, quien debe contar con la autorización previa, expresa y escrita del paciente. DOCTORFOLIOS exige al Profesional declarar que tiene esa autorización antes de publicarlas y conserva prueba de esa declaración.

9. DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

Los servicios de DOCTORFOLIOS no están dirigidos a menores de edad. Cuando se solicite una cita para un menor, la solicitud y la autorización deben provenir de su representante legal, y el tratamiento se hará respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

10. AUTORIZACIÓN Y PRUEBA

La autorización se obtiene mediante casillas que el titular marca de forma libre en cada formulario, una para aceptar los Términos y Condiciones y otra para autorizar el tratamiento de datos conforme a esta Política, ninguna de ellas premarcada.

DOCTORFOLIOS conserva prueba de cada autorización: fecha y hora, formulario utilizado, texto aceptado, versión y huella digital (SHA-256) del documento vigente, dirección IP y navegador. Ese registro no puede ser modificado ni eliminado, y se conserva mientras subsistan las finalidades del tratamiento y los términos de prescripción de las acciones legales.

No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o los requeridos por una autoridad en ejercicio de sus funciones.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante DOCTORFOLIOS.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

12. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LOS TITULARES

La atención de consultas y reclamos de Hábeas Data está a cargo de la Gerencia de DOCTORFOLIOS, a través del canal de atención en línea (www.doctorfolios.co/atencion) y del correo info@doctorfolios.co.

13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Consultas: el titular o su representante puede consultar la información que repose en las bases de datos. La consulta se responde dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: el titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá desistido. Durante el trámite, el dato se marcará con la leyenda «reclamo en trámite». El reclamo se responde dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo completo; si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Para proteger la información, DOCTORFOLIOS verificará la identidad de quien presenta la solicitud antes de entregar o modificar datos. Cada solicitud recibe un número de radicado.

14. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

Para operar la Plataforma, DOCTORFOLIOS transmite datos a proveedores tecnológicos que actúan como Encargados, bajo sus condiciones contractuales de procesamiento de datos y con medidas de seguridad adecuadas:

• Supabase, Inc.: base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos, con servidores en los Estados Unidos de América.
• Netlify, Inc.: alojamiento y distribución del sitio web, con servidores en los Estados Unidos de América y una red global de distribución.
• Proveedor de correo electrónico transaccional, para el envío de comunicaciones sobre citas y pedidos, cuando ese servicio se encuentre habilitado.
• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp), cuando el titular decide comunicarse con DOCTORFOLIOS o con un Profesional por ese medio.

Los Estados Unidos de América figuran entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con un nivel adecuado de protección de datos. Al aceptar esta Política, el titular autoriza estas transmisiones con las finalidades aquí descritas.

15. MEDIDAS DE SEGURIDAD

DOCTORFOLIOS aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas: cifrado de las comunicaciones (HTTPS), control de acceso por roles y reglas de seguridad a nivel de cada registro de la base de datos, contraseñas cifradas, registros de auditoría inmutables y acceso restringido al personal que lo necesita para sus funciones. Los incidentes de seguridad se gestionarán y, cuando corresponda, se informarán a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

• Datos de personas interesadas que no contraten: hasta veinticuatro (24) meses desde el último contacto, o antes si el titular solicita su supresión.
• Datos de clientes y documentos de la relación comercial: durante el contrato y por el término de conservación de libros y papeles del comerciante (artículo 60 del Código de Comercio) y las normas tributarias.
• Datos de pacientes tratados como Encargado: mientras esté vigente el contrato con el Profesional; a su terminación, se entregan al Profesional y se suprimen dentro de los treinta (30) días calendario siguientes.
• Testimonios: mientras su autor no solicite su retiro.
• Prueba de autorizaciones y solicitudes radicadas: durante el término de prescripción de las acciones legales que puedan derivarse.

17. COOKIES

El uso de cookies y tecnologías similares se explica en la Política de Cookies publicada en la Plataforma.

18. VIGENCIA

Esta Política rige desde la fecha indicada en el encabezado. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsistan las finalidades que justificaron el tratamiento. Los cambios sustanciales se informarán por la Plataforma y, cuando afecten las finalidades, se solicitará una nueva autorización.